Quy trình thực hiện lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp 

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là một bước vô cùng quan trọng trong quản lí, quản trị của bất cứ công ty, doanh nghiệp nào. Vậy quy trình này sẽ được thực hiện như thế nào? Công ty, doanh nghiệp có thể thuê ngoài để tiến hành lưu trữ hay không? Tham khảo ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu những thông tin liên quan đến quy trình này nhé !

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là như thế nào

Hồ sơ của các công ty, doanh nghiệp là những giấy tờ, tài liệu quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng, liên quan đến sự quá trình vận hành, tồn tại và phát triển của cả một hệ thống. Hồ sơ doanh nghiệp thường sẽ  được chia thành 3 loại chính:

• Tài liệu nội bộ doanh nghiệp bao gồm: các loại giấy tờ, tư liệu hướng dẫn công việc, thủ tục quản lý, chính sách hoạt động, biểu mẫu thống kê, kế hoạch hoạt động chính thức, thông tin cơ cấu tổ chức, tài chính,…

• Tài liệu bên ngoài: là các loại giấy tờ có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp gồm kế hoạch, tiêu chuẩn, cơ sở kỹ thuật,…

• Tài liệu tham khảo dùng để áp dụng vào các hoạt động công ty.

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là tổng hợp chi tiết tất cả các bước cần thực hiện để sắp xếp hồ sơ và cất giữ cẩn thận để có thể giảm xuống tối đa khả năng thất lạc các giấy tờ quan trọng nhất là đối với các công ty, doanh nghiệp không sử dụng tài liệu điện tử thì tài liệu giấy của doanh nghiệp sẽ vô cùng nhiều. Do đó quá trình lưu trữ hồ sơ bằng cách phân loại tất cả giấy tờ theo từng tiêu chí và đặc điểm khác nhau sẽ giúp việc quản lý và tìm kiếm khi cần sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Việc quản lý lưu trữ hồ sơ hiện nay được quy định như thế nào

Hiện nay, theo quy định của nhà nước ta có đưa ra một số chính sách dành riêng cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp như sau:

• Thời hạn lưu giữ các loại hồ sơ theo quy định của pháp luật.

• Xác định từng loại tài liệu và lập kế hoạch bảo vệ hồ sơ mật, hồ sơ nội bộ.

• Lựa chọn người tiếp cận và quản lý hồ sơ đáng tin cậy. Hãy tìm kiếm người tuyệt đối trung thành với doanh nghiệp.

• Đảm bảo luôn đủ nguồn kinh phí để duy trì việc lưu trữ an toàn tất cả hồ sơ.

• Phát triển cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ tại những kho trữ.

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chi tiết

Sau khi lập rõ ràng kế hoạch chính sách quản lý, quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cần sắp xếp, lưu giữ phải thực hiện những việc sau:

• Xác định địa điểm lưu giữ hồ sơ: doanh nghiệp có thể xây dựng kho lưu trữ, thuê kho từ các dịch vụ bên ngoài hoặc tự lưu tại doanh nghiệp,…

• Thống nhất thời gian bắt đầu lưu trữ, thời gian hủy bỏ lưu trữ và lựa chọn phương pháp thích hợp để tiêu hủy hồ sơ hết hạn phép lưu giữ.

• Lựa chọn phức phân loại hồ sơ phù hợp, đồng thời lập danh mục liệt kê tất cả hồ sơ cần trữ.

• Thông báo kế hoạch cho tất cả nhân viên có nhiệm vụ tham gia quy trình lưu trữ và bộ phận tài chính để có sự chuẩn bị kỹ trước khi tiến hành thực hiện.

Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Sắp xếp các loại hồ sơ doanh nghiệp cần lưu trữ

Để sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ có rất nhiều cách doanh nghiệp có thể lựa chọn như:

• Lựa chọn bảo quản như tủ gỗ, kệ, bìa cứng, túi hồ sơ nhựa, lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây,…

• Sử dụng giấy ghi nhớ để phân loại tài liệu hoặc ghi lại những mốc thời gian cần tái sắp xếp và kiểm tra.

• Sắp xếp tài liệu riêng biệt theo từng các phòng ban, hồ sơ hợp tác cùng các đối tác khác nhau, chia theo nhóm, quý hay năm,.. Doanh nghiệp có thể sắp theo trình tự thời gian để dễ tìm kiếm.

• Tạo và lưu trữ file hồ sơ mềm trên hệ thống máy tính.

Lập danh mục, phân loại hồ sơ, chứng từ

Việc lập danh mục giúp doanh nghiệp hệ thống lại tất cả các loại hồ sơ, phân loại và sắp xếp chúng một cách khoa học. Do đó việc danh mục đóng một vài trò quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp.

Đối với hệ thống hồ sơ quá lớn, người quản lý lưu trữ sẽ không thể kiểm soát hết tất cả chúng được. Vì vập, DN cần lập các danh mục rõ ràng về các loại tài liệu. Phương pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là mỗi phòng ban tự tạo và lưu giữ một danh mục tài liệu riêng, sau đó gửi về cho người quản lý.

Theo dõi và cập nhật hồ sơ lưu trữ

Trong quá trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật liên tục những mục mới được bổ sung. Vì trong quá trình hoạt động thì hồ sơ sẽ luôn được đổi mới và bổ sung nên bước này sẽ không thể bỏ qua. Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại tất cả hồ sơ theo kỳ để đảm bảo độ an toàn và bảo mật của chúng.